Pokud právě ve Vašem SVJ volíte nového/staronového člena/členy orgánu společenství, bude Vás zajímat, jak vyplnit tzv. inteligentní formulář a které listiny jako přílohy návrhu na zápis bude rejstříkový soud požadovat.

V tomto článku se pokusíme popsat, jak vyplnit tzv. inteligentní formulář a popsat, které listiny se v případě volby nového/staronového člena orgánu společenství dokládají a které údaje musí obsahovat. Předejdete tak tomu, že budete soudem vyzváni k doplnění návrhu a ušetříte tak čas i zbytečnou práci.

Funkční období členů volených orgánů společenství je 5 let (pokud stanovy neurčují jinou lhůtu) a počíná dnem zvolení do funkce a končí uplynutím funkčního období. Členství ve voleném orgánu dále končí odstoupením z funkce, odvoláním z funkce nebo zánikem členství ve společenství. Pokud tedy dojde k některé z uvedených situací, je nutné zvolit nového člena výboru, nového předsedu (u monistického orgánu), případně nového člena kontrolní komise nebo revizora, pokud jsou tito uvedeni ve stanovách. Postup volby nového člena orgánu bude níže popsán pro výbor, neboť se jedná o nejčastější variantu statutárního orgánu společenství.

S volbou člena výboru je spojen zápis změn do rejstříku. Navrhovatelem v případě společenství vlastníků je vždy dané společenství – za které návrh může podat buď osoba oprávněná za společenství jednat, tj. statutární orgán či jeho člen, a/nebo osoba jednající na základě plné moci (udělené s úředně ověřeným podpisem). V případě, že již funkční období členů výboru skončilo, bude návrh soudu podávat nově zvolený výbor.

Návrh je nutné podat na tzv. inteligentním furmuláři dostupném na adrese https://or.justice.cz/ias/ui/podani (§ 18 zákona č. 204/2013 Sb.) a doložit veškeré listiny o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listiny, které se zakládají do sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem (§ 19 zákona č. 304/2013 Sb.), tj.

1/ pozvánku na shromáždění, která osvědčuje svolání nejvyššího orgánu nejméně 15 dnů před jeho konáním obsahujícím místo, čas, pořad zasedání a podpis svolavatele (§ 249 odst. 1 ve spojení s § 253 odst. 3 zákona č. 89/2012 Sb.), včetně seznamu osob, které se účastnily jednání tohoto orgánu, s vyznačenými podpisy těchto osob a případnými plnými mocemi,

2/ zápis ze shromáždění, ze kterého musí být patrné, kdo zasedání svolal, jak a kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, jaká usnesení byla přijata a kdy byl zápis vyhotoven (§ 254 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb.), Aby se předešlo případným sporům, mělo by ze zápisu vyplývat také to, že shromáždění členů bylo usnášeníschopné (§ 253 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.) a kolik osob hlasovalo pro dané rozhodnutí (případně kolik proti, kolik se zdrželo) a připojit podpisy statutárního zástupce,

3/ čestné prohlášení, souhlas se zápisem jako člena výboru i s funkcí ve výboru (zde je nutné ověřit podpisy všech zvolených členů výboru!),

4/ zápis ze zasedání výboru, na němž byl zvolen předseda a/nebo místopředseda výboru.

Veškeré přílohy je nutné připojit v jednom vyhotovení v originálu nebo alespoň v úředně ověřené kopii (v případě zasílání prostřednictvím datové schránky pak s doložkou autorizované konverze). Prosté kopie soudy mnohdy neakceptují!

Dále bude potřeba do rejstříku společenství vlastníků jednotek doplnit rodná čísla, místa narození a též i rodná příjmení nově zapisovaných osob. Vzhledem k provázanosti rejstříků na rejstřík trestů (již se nepředkládají výpisy z trestního rejstříku) je potřeba ve formuláři vyplnit u nově zapisovaných osob i jejich rodné příjmení a místo narození.

Formulář lze podat příslušnému rejstříkovému soudu v listinné podobě nebo elektronicky. Podpis na návrhu na zápis změn v listinné podobě musí být úředně ověřen. Návrh na zápis změn v elektronické podobě musí být podepsán kvalifikovaným elektronickým certifikátem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky. V případě podání v listinné podobě lze doporučit vyhotovit kopii podání a na tuto kopii nechat vyznačit razítko podatelny příslušného soudu osvědčující podání předmětného návrhu. Pokud je návrh podáván v listinné podobě, připojují se k němu rovněž na médium (DVD, CD) dokumenty ve formátu .pdf, které se zakládají do sbírky listin. S podáním návrhu na zápis změn je spojena poplatková povinnost. Ve smyslu zákona č. 549/1991 Sb. o soudních poplatcích – dle položky 11 sazebníku poplatků činí poplatek 2.000 Kč.

Termín skončení funkčího období všech členů volených orgánů za Vás hlídáme a budeme Vás v dostatečném předstihu před jejím skončením informovat.

Volbu nových členů orgánů společenství jsme pro Vás připraveni kompletně zrealizovat od přípravy všech podkladů až po zápis do rejstříku společenství. Jedná se doplňkovou službu a její cena je uvedena v samostatném ceníku.