Hlasování mimo shromáždění společenství vlastníků jednotek (per rollam)

Co když se členská schůze nesejde?

Problém s usnášeníschopností shromáždění společenství vlastníků jednotek (dále jen „SVJ“) je zpravidla v tom, že členů je mnoho a je obtížné dosáhnout toho, aby jich ve stejný čas na jedno místo přijela nadpoloviční většina. Nebo může nastat situace, kdy je většina jednotek v bytovém domě pronajata a majitelé bydlí v jiném městě a nechtějí na shromáždění dojíždět.

Možností, jak situaci řešit, je hlasování mimo zasedání shromáždění SVJ (hlasování per rollam). To má sice svá úskalí (o nich bude pojednáno níže), ale zároveň umožňuje flexibilně reagovat na potřeby, které praktický život SVJ přináší, a pokud je vhodným způsobem upraveno a realizováno, může dokonce umožnit širší zapojení členů SVJ než klasické shromáždění SVJ (protože hlasovat korespondečně může být jednodušší, než jet přes celou republiku na shromáždění). 

Jak na hlasování per rollam?

Nový občanský zákoník zavedl výslovně úpravu rozhodování per rollam (mimo zasedání shromáždění) u shromáždění SVJ; tato úprava je obsažena v § 1210 a následujících. Obecně lze uvést, že pokud stanovy SVJ rozhodování per rollam neupravují vůbec – lhostejno, zda již byly přijaty stanovy nové, sladěné s novým občanským zákoníkem, nebo se zatím SVJ řídí stanovami původními, uplatní se právě zmíněná ustanovení § 1210 a násl. občanského zákoníku. V nich dává zákon možnost, aby osoba oprávněná svolat shromáždění SVJ navrhla v písemné formě, aby vlastníci jednotek (jako členové SVJ) rozhodli o daném problému písemně mimo zasedání. Takový postup však může zvolit pouze v případě, že předtím svolané shromáždění není usnášeníschopné, a navíc se může týkat pouze otázek, které byly na programu tohoto neusnášeníschopného shromáždění.

Další variantou hlasování per rollam je zakotvení možnosti hlasování per rollam ve stanovách SVJ bez omezení onoho neusnášeníschopného shromáždění. Důvodem je zejména nepružnost takového rozhodování a podstatné prodloužení celého procesu. Pokud je tedy například ve stanovách lhůta pro svolání shromáždění 15 dnů, dále svolavatel nějaký čas stráví přípravou podkladů pro rozhodnutí mimo zasedání a dále mají vlastníci dalších 15 dnů na rozhodnutí (§ 1211 občanského zákoníku), může se celý proces protáhnout až ke dvěma měsícům, což může být v některých situacích příliš. Navíc může nastat období, kdy je usnášeníschopnost shromáždění ještě nižší než v jiných částech roku, typicky během letních prázdnin nebo o vánočních svátcích. Pro mnoho vlastníků může být problém se zúčastnit klasického zasedání shromáždění, ale mohou mít zájem i možnost svou vůli vyjádřit písemně.

Pokud tedy stanovy SVJ hlasování mimo shromáždění SVJ výslovně připustí, musí v nich být také popsány způsoby, jakými takovéto rozhodování per rollam může proběhnout. Prakticky se rozhodování realizuje v písemné formě (tedy poštou nebo vhozením podepsaného hlasovacího listu do schránky SVJ) nebo prostřednictvím technických prostředků (zejména e-mail).

Příkladem úpravy korespondenčního hlasování ve stanovách SVJ může být například tento text:
SVJ může přijímat svá rozhodnutí také per rollam (mimo shromáždění SVJ) korespondenčně (v písemné podobě). Návrh musí obsahovat alespoň návrh usnesení, podklady potřebné pro jeho posouzení nebo údaj, kde jsou uveřejněny, a údaj o lhůtě, ve které se má člen SVJ vyjádřit. Tato lhůta nesmí být kratší než 10 pracovních dnů. K platnosti písemného hlasování se vyžaduje vyjádření člena SVJ s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Statutární orgán oznámí členům SVJ písemně nebo jiným vhodným způsobem výsledek hlasování, a pokud bylo usnesení přijato, oznámí jim i celý obsah přijatého usnesení. Neučiní-li to bez zbytečného odkladu, může oznámení učinit na náklady SVJ ten, kdo usnesení navrhl. Při hlasování per rollam je rozhodnutí přijato, pokud se pro jeho přijetí vysloví nadpoloviční většina všech členů SVJ.

Pokud i korespondeční hlasování je pro potřeby spolku příliš rigidní, je možné (zpravidla pro určité vymezené situace) zakotvit také například hlasování prostřednictvím e-mailu. V případě hlasování prostřednictvím emailu narážíme na § 1212 občanského zákoníku, který vyžaduje k platnosti hlasování vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Vlastník jednotky tedy musí mít možnost tuto podepsanou listinu naskenovat a zaslat emailem na adresu spolku.

V praxi se nejčastěji používá kombinace výše uvedených způsobů hlasování per rollam, neboť ne každý člen spolku používá internet.

Nevýhody hlasování per rollam

Typickou nevýhodou hlasování mimo členskou schůzi je zejména nemožnost projednat věc za přítomnosti členů spolku, diskutovat o možnostech řešení apod. Výstupem tak může být rozhodnutí, které nezohledňuje názory části členů nebo jiné důležité skutečnosti. Z tohoto důvodu stojí za to způsob zakotvení hlasování per rollam, ale také situace, kdy bude skutečně využito, řádně promyslet.

Nový občanský zákoník zavedl výslovně úpravu rozhodování per rollam (mimo zasedání shromáždění) u shromáždění společenství vlastníků jednotek (dále jen „SVJ“); tato úprava je obsažena v § 1210 a následujících.[1] V tomto článku bych se chtěla zaměřit jak na teoretické otázky tohoto problému a úpravu ve stanovách SVJ, tak i na praktické aspekty.

Obecně lze uvést, že pokud stanovy SVJ rozhodování per rollam neupravují vůbec – lhostejno, zda již byly přijaty stanovy nové, sladěné s novým občanským zákoníkem, nebo se zatím SVJ řídí stanovami původními, uplatní se právě zmíněná ustanovení § 1210 a násl. občanského zákoníku. V nich dává zákon možnost, aby osoba oprávněná svolat shromáždění SVJ navrhla v písemné formě, aby vlastníci jednotek (jako členové SVJ) rozhodli o daném problému písemně mimo zasedání. Takový postup však může zvolit pouze v případě, že předtím svolané shromáždění není usnášeníschopné, a navíc se může týkat pouze otázek, které byly na programu tohoto neusnášeníschopného shromáždění.

Osobou oprávněnou takto navrhnout rozhodování per rollam je jak statutární orgán, tak i skupina vlastníků dle § 1207 odst. 1 občanského zákoníku. 

Jak je vidět, možnosti rozhodovat mimo zasedání jsou poměrně omezené. V praxi se mi proto osvědčilo 
Pokud jde o osoby oprávněné navrhnout rozhodnutí mimo zasedání, po dohodě s klienty zanášíme do stanov takové ustanovení, podle něhož má být tato pravomoc svěřena osobám totožným jako u běžného shromáždění, tj. statutárnímu orgánu nebo ona skupině vlastníků dle § 1207 odst. 1 občanského zákoníku.

Postup při rozhodování per rollam v praxi by měl být následující: oprávněná osoba by měla vypracovat konkrétní návrh usnesení shromáždění, který by měla vytisknout (písemná forma vyplývá z § 1210 odst. 1 občanského zákoníku) a doručit jednotlivým vlastníkům obvyklým způsobem dle stanov. K tomuto návrhu by měla připojit podklady nebo alespoň údaj, kde jsou uveřejněny, a údaj o lhůtě k vyjádření. Rozhodně doporučuji připojit i průvodní dopis s odůvodněním, proč navrhovatel chce řešit tuto konkrétní otázku tímto způsobem. Vhodné je i návrh usnesení rovnou umístit na jednotlivý list papíru s místem k podpisu vlastníka, aby celý proces byl pro členy SVJ co nejjednodušší. Je otázkou, proč zákonodárce uvedl v ustanovení § 1211 občanského zákoníku pojem „uveřejnění“, když v § 1207 odst. 2, který se týká svolání klasického shromáždění, používá termín „umožní svolavatel každému vlastníku jednotky včas se s nimi seznámit“ – není však důvodu, proč by v těchto dvou způsobech hlasování měl být způsob seznámení s podklady odlišný. V praxi budou rozsáhlejší podklady k nahlédnutí u statutárního orgánu, ty méně rozsáhlé doporučuji spíše přiložit k návrhu, opět z důvodu zjednodušení pro jednotlivé vlastníky.

Pokud vlastník s návrhem souhlasí, je třeba, aby vlastnoručně podepsal již zmíněný návrh usnesení a doručil navrhovateli ve lhůtě uvedené v návrhu. Podpis nemusí být úředně ověřen.

Následně musí statutární orgán písemně oznámit výsledek jednotlivým vlastníkům jednotek, a to včetně usnesení, pokud bylo přijato. Písemná forma vyplývá výslovně z § 1213 občanského zákoníku, což může být poměrně nepraktické.

Pokud jde o potřebné kvórum, zákon v tomto případě vychází z toho, že možnost hlasovat mají všichni vlastníci, a proto se potřebná většina počítá ze všech hlasů. Pokud stanovy vyžadují u některých otázek vyšší kvórum, pak je třeba se řídit tímto. Navíc jsou v  § 1214 občanského zákoníku vymezeny dva případy, v nichž je vyžadován souhlas všech vlastníků. Toto ustanovení je poměrně nelogické, neboť mu neodpovídá obdobná úprava týkající se hlasování na klasickém shromáždění. Zřejmě půjde o chybu zákonodárce, kterou je ovšem třeba se řídit. Konkrétně se jedná o změnu podílu na společných částech (k tomu je zapotřebí změny prohlášení ve smyslu § 1169 za současného splnění podmínek tam uvedených, proto považuji stoprocentní souhlas uvedený v § 1214 za nadbytečný) a dále při změně poměru výše příspěvků na správu domu jinak než podle změny podílu na společných částech.

V každém případě oceňuji fakt, že rozhodování per rollam bylo do nového občanského zákoníku zařazeno, a s klienty jsme již této možnosti, byť většinou v modifikované úpravě po přijetí nových stanov, několikrát využili. Takový způsob rozhodování bude vhodný zejména tam, kde je odpověď na daný problém poměrně jednoznačná, naopak nebude praktický v případech, kdy rozhodování předchází rozsáhlá diskuse jednotlivých vlastníků.